Văn phòng số: Tiết kiệm và hiệu quả

TP - Mô hình văn phòng số từng được đánh giá là hướng đi hiệu quả cho các doanh nghiệp trong thời gian qua vẫn có thể xiết chặt lại để giảm thiểu chi phí và tránh tạo ra các tác động xấu tới môi trường.

Trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay, bất cứ những sáng kiến nào giúp doanh nghiệp tiết kiệm thêm chi phí đều được hoan nghênh.

Tăng cường sử dụng tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử sẽ giúp cho công việc tra cứu dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Trong khi giao dịch qua mạng giúp doanh nghiệp kết nối hữu hiệu hơn với đối tác, khách hàng. Đây cũng là xu thế chung của các văn phòng hiện nay.

Lượng giấy tiêu thụ sẽ ít hơn, và bạn sẽ không phải mua thêm các thiết bị xử lý tài liệu (chẳng hạn như máy hủy tài liệu). Hãy đưa trực tiếp các báo cáo lên mạng, và gửi tài liệu điện tử về một cuộc họp nào đó cho người tham dự; nếu ai cảm thấy cần thiết, họ sẽ tự mình in lấy tài liệu.

Ngoài ra, trong một phòng ban cũng cần xác định xem ai là người sử dụng giấy nhiều nhất hàng tháng, bởi trên thực tế có những tài liệu hoàn toàn có thể chuyển sang dạng điện tử. Hãy thuyết phục những người dùng chuyển sang sử dụng tài liệu điện tử để giảm thiểu những khoản chi phí không cần thiết, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả công việc.

Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng

Có rất nhiều thiết bị hiện nay đều có tính năng tiết kiệm năng lượng mà giá lại không đắt hơn là bao. Tất nhiên, việc chuyển đổi từ một hệ thống có sẵn sang một hệ thống mới tiết kiệm năng lượng hơn có thể là tốn kém thời gian đầu nhưng sẽ tạo ra các giá trị lớn hơn về sau này.

Nếu có ý định mua sắm các thiết bị phục vụ cho văn phòng, chẳng hạn như máy tính, điều hòa, hệ thống lưu trữ…, bạn nên xác định ngay từ đầu các thiết bị đó phải có tính năng tiết kiệm năng lượng.

Thông thường, những thiết bị tiết kiệm năng lượng đều đi đôi với khả năng ít gây độc hại cho môi trường. Những sản phẩm điện tử mới hiện nay có chứng nhận RoHS (Restriction of Hazardous Substances Directive) hoặc Energy Star đều đáp ứng nhu cầu này.

Một số thiết bị cung cấp điện thậm chí còn có khả năng sử dụng hiệu quả tới 80%, qua đó giúp tiết kiệm nguồn điện ở mức tối đa. Còn các sản phẩm có chứng nhận RoHS là để đảm bảo rằng những thiết bị điện tử chứa trong nó có dư chất độc hại ở mức tối thiểu.

Khi đã có trong tay những thiết bị tiết kiệm năng lượng, bạn cần quy chúng về một mối. Kinh nghiệm cho thấy việc triển khai các phương tiện IT riêng lẻ tốn kém hơn. Tập trung các thiết bị này vào cùng một chỗ sẽ giúp cho việc khai thác, vận hành thông suốt và hiệu quả hơn, tạo điều kiện cho các nhân viên cùng chia sẻ sử dụng, qua đó giúp giảm thiểu các chi phí liên quan.

Với các phương tiện lưu trữ trực tuyến, bạn cũng cần chú ý rằng nếu dữ liệu lưu trên đó càng nhiều, hệ thống sẽ chạy ì hơn, tiêu thụ nhiều năng lượng hơn và hệ thống làm mát sẽ phải chạy với công suất cao hơn. Chính vì vậy, bạn cần phải xác định những dữ liệu nào không quan trọng hoặc đã quá cũ ít người dùng tới để loại bỏ khỏi hệ thống. “Làm sạch” hệ thống lưu trữ cũng giúp cho việc truy cập nhanh hơn, tìm kiếm và sử dụng tài liệu hiệu quả hơn.

Gắn trách nhiệm

Người xưa có câu “cha chung không ai khóc”. Quả thực việc sử dụng trang thiết bị văn phòng nếu không gắn trách nhiệm cụ thể thì ít ai có ý thức tiết kiệm. Trong báo cáo hàng tháng, bạn cần nêu rõ bộ phận nào sử dụng nhiều thiết bị văn phòng phẩm nhất (chẳng hạn như giấy, hộp mực…), hoặc tiêu thụ nhiều điện nhất để những người ở bộ phận đó thấy cảm thấy rằng họ cần phải tiết kiệm hơn nữa.

Ngoài ra, đối với mỗi nhu cầu cần nâng cấp hệ thống, bạn cần đánh giá một cách toàn diện xem nhu cầu đó có thực sự cần thiết hay không trong bối cảnh công ty phải tiết kiệm chi tiêu. Ai cũng muốn máy tính của mình phải nhanh và mạnh, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng tốt với doanh nghiệp, nhất là về hiệu quả chi phí.

Chỉ xem xét các đề xuất nâng cấp khi nó thực sự là cần thiết và cấp bách. Bạn cũng cần tính tới việc sử dụng những hệ thống máy tính ảo hóa hoặc dạng mỏng giá thành thấp và tiết kiệm chi phí thay cho những hệ thống PC đắt tiền.